Negli anni sono stata coinvolta nell’organizzazione di una molteplicità di eventi nel settore del vino, da esposizioni frenetiche della durata di 3 giorni, con folle di bevitori di vino curiosi e intenti a girovagare tra gli stand (in opposizione agli appassionati di vino), a eventi su scala minore, ad accesso limitato solo agli operatori del settore. Ho visto centinaia di aziende agricole spendere migliaia di euro per frequentare questa sorta di eventi, alcuni con notevole successo, altri con nessuno. Così ho pensato di stilare la mia lista di osservazioni sul tema ‘come ottenere il meglio da un evento’. Per la maggior parte si tratta di norme di buon senso, ma sarete sorpresi nello scoprire quante cantine non si comportino così.
1) Per prima cosa scegliete il vostro evento con attenzione. Gli eventi sono il modo migliore per mettere il primo piede in nuovi mercati, per entrare in contatto con gli operatori del settore e la stampa, per mostrare i vostri vini e magari anche ottenere un contratto. Molti di questi eventi producono materiale accattivante ma illusorio, vantandosi di migliaia di visitatori, quando nella realtà gli operatori davvero interessati a fare business nel settore, sono tanti quante le perone che attendono alla fermata del bus giù in strada, e non certo le migliaia di persone che gli organizzatori proclamano. Informatevi prima di decidere come investire i vostri soldi.
2) Assicuratevi di sapere bene dove state andando e cosa è necessario fare. Può sembrare stupido, lo so, ma durante gli anni mi è capitato che mi venisse chiesto “come sarà il meteo?, di quali vaccini ho bisogno?, è possibile bere l’acqua? ecc.” Un minimo di ricerca iniziale è facile da fare, e vi consente di sapere che cosa vi aspetta quando scendete dall’aereo – o almeno di avere una vaga idea di ciò. Ultimamente mi è capitato di avere un espositore che non avendo realizzato che aveva bisogno di un visto (optando per utilizzare la sua personale agenzia di viaggi e non la nostra) per andare in India, è finito col ritrovarsi a Kathmandu per un giorno, dove poi ha trascorso 12 ore in un’area di passaggio di un aeroporto indiano, saltando in tronco l’evento.
3) Cercate di conoscere la cultura locale. Per esempio non ha molto senso andare in India a presentare i vostri vini decantando come questi si abbinino bene al roast beef, quando il 30% della popolazione è vegetariana. Piuttosto pensate con quali piatti i vostri vini potrebbero abbinarsi al meglio e quali spezie risuonano le loro qualità. Sarà forse una questione di buon senso, ma fatevi un’idea di chi siano i vostri consumatori e di come e quando degustino il vostri vini.
4) Procuratevi una lista di importatori prima di muovervi e cominciare una conversazione. Quando un espositore si lamenta con me, dicendomi che nei 3 giorni di fiera non ha conosciuto nessuno e alla mia domanda – ma
hai almeno provato ad organizzare qualche appuntamento? Rimangono piuttosto sconcertati. I tempi sono molto cambiati e oggigiorno ognuno sgomita per essere notato, quindi c’è bisogno di lavorare duramente in questa direzione invece di stare immobili con una bottiglia in mano.
5) Preparate il materiale tradotto nella lingua locale – e bene. In quanto madrelingua inglese, rabbrividisco nel leggere alcuni dei materiali che vedo distribuiti dai miei espositori. D’accordo sul fatto che si possa parlare un inglese accettabile quando si vende il proprio vino, ma è necessario lasciare ai proprio contatti, qualcosa che essi siano in grado capire e che poi siano in grado di trasmettere ai loro clienti facilmente, senza l’ausilio di mani e gesti per capire loro il messaggio.
6) Portate con voi una buona varietà di vini (meglio se della migliore qualità) e assicuratevi che siano attrattivi per il mercato locale. Cercate di scoprire cosa si vende bene nel mercato a cui vi state rivolgendo e – se potete – cercate di averlo nel vostro tavolo.
7) Arrivate un giorno prima se possible, in modo da poter capire dove vi trovate ed evitare ritardi e imprevisti. Ciò vi consentirà anche di visitare velocemente la città e leggere un giornale locale, in modo così da farvi un’idea di dove sia il fermento cittadino. Si tratta semplicemente di avere un’idea di dove ci si trova. Di recente per esempio ho avuto un problema con un gruppo di espositori, che sono rimasti bloccati in un aereo a causa della nebbia e che infine hanno completamente saltato la serata di gala. Mi sono ritrovata con metà della stanza vuota a causa degli espositori assenti, i quali peraltro non sono riusciti ad incontrare la stampa e i VIPS presenti alla serata. Un vero disastro causato dall’avere tempi troppo ristretti.
8) Dimostratevi interessati. Forse questo è davvero il consiglio più ovvio che esista, ma un sorriso può fare i miracoli. Ho avuto degli espositori che si sono lamentati del fatto che nessuno parlasse con loro, quando loro stessi se ne stavano seduti di spalle a chiacchierare. Quindi è ovvio che, a meno che qualcuno non volesse davvero assaggiare i loro vini, i visitatori si fermavano allo stand del produttore di vino successivo, quello non intimidito ed entusiasta di presentare i propri vini.
9) Fate un buon follow-up. Molti di questi nuovi mercati sono carenti nella conoscenza del vino stesso e per accaparrarsi nuovi marchi, hanno bisogno di sapere che voi siete presenti non solo in termini di prezzo, ma anche in quanto fornitori di materiali a loro utili, e magari anche disposti ad organizzare per loro una visita alla vostra azienda agricola. Un amico produttore di vino mi ha detto che non è mai riuscito a concludere un accordo con un nuovo cliente in meno di un anno. Lavorate sodo e siate pronti ad essere pazienti.
10) Prendete l’evento per ciò che è. Non è un dato di fatto che per ogni singolo evento prenderete contatti per poi vendere 3 container pieni di valore. Potreste non ricavare nulla dalla prima visita, senza per questo dover pensare di aver sprecato del denaro. Tutta l’esperienza che riuscite ad accumulare in un mercato è preziosa e vi servirà di certo prima o poi durante il vostro percorso.
Sicuramente nulla è dato per certo, potete decidere di fare un balzo nel vuoto e andare alla fiera vinicola meno pubblicizzata nel posto più remoto della Cina e ritrovarvi con un paio di importatori in mano. Non si può mai sapere, in ogni caso assicurativi di essere almeno preparati per affrontare al meglio l’evento e siate fiduciosi che in fondo qualcosa succederà…
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